Le respect des lois constitue le fondement de toutes nos activités. Nous considérons, en outre, qu'un comportement honnête, éthique et conforme aux règles est la base du succès de notre entreprise. A cet effet, nous avons mis en place certaines directives internes dans lesquelles nous concrétisons les règles de comportement pour certains domaines. Nous attendons de l'ensemble de nos collaborateurs qu'ils respectent les normes élevées que nous avons établies et tous les collaborateurs s'engagent à respecter ces normes.
Néanmoins, toute organisation est confrontée au risque de voir des collaborateurs adopter, à leur insu ou en connaissance de cause, un comportement contraire à l'éthique ou illégal. Une culture de l'ouverture et de la responsabilité est essentielle pour prévenir de telles situations et les gérer si elles venaient à se produire.
Afin de pouvoir répondre à cette exigence, il est important d'être informé de tout comportement potentiellement fautif et d'y remédier. Par conséquent, nous estimons qu'il est essentiel de recevoir des signalements sur les comportements potentiellement fautifs et d'encourager le signalement de ces comportements sans craindre de sanctions ou de discrimination.
Les lanceurs d'alerte sont protégés contre toute sanction, les signalements sont traités de manière confidentielle et l'identité des lanceurs d'alerte n'est pas révélée, pour autant qu'ils le souhaitent et que la loi le permette. Tous les signalements plausibles feront l'objet d'une enquête et des mesures seront prises le cas échéant.
La présente directive répond aux questions suivantes :
La présente directive s'applique à l'ensemble des collaborateurs, des apprentis, des stagiaires, des membres des organes, des dirigeants, des collaborateurs indépendants et des autres employés (ci-après dénommés collectivement « collaborateurs »). En outre, la directive s'applique par analogie à toutes les autres personnes habilitées à faire rapport, à savoir les candidats, les anciens collaborateurs, tous les partenaires commerciaux tels que les fournisseurs, les prestataires de services et les clients, les actionnaires, les représentants commerciaux, les intermédiaires et toutes les autres parties prenantes concernées qui ont connaissance d'un comportement fautif au sein de l'entreprise.
La présente directive s'applique sans préjudice du droit impératif de rang supérieur. Pour autant que la présente directive soit en contradiction avec le droit impératif de rang supérieur, c'est ce droit qui prévaut.
Signalements internes : Les comportements potentiellement fautifs peuvent être signalés en interne dans l'entreprise. Il est également possible de poser des questions ou de formuler des réserves sur la conformité juridique ou éthique de certaines activités de l'entreprise.
Signalements externes : Les signalements concernant des comportements potentiellement fautifs peuvent également être transmis en externe aux autorités compétentes. Nous accueillons avec satisfaction les lanceurs d'alerte qui font d'abord un signalement interne afin de nous donner la possibilité d'enquêter rapidement en interne et de remédier à un comportement potentiellement fautif. Cependant, les lanceurs d'alerte ne sont pas tenus de faire d'abord un signalement interne avant de s'adresser aux autorités compétentes pour un signalement externe. En cas de signalement externe, le lanceur d'alerte doit veiller à réduire au minimum les conséquences négatives possibles du signalement externe pour l'entreprise et pour les personnes impliquées.
Vous avez également toujours la possibilité de vous adresser aux autorités compétentes en cas de comportement potentiellement fautif.
L'entreprise examinera également les signalements anonymes, même s'il n'existe aucune obligation légale en la matière.
L'entreprise n'encourage aucunement les signalements anonymes, car une enquête en bonne et due forme peut être plus difficile, voire impossible, si les lanceurs d'alerte ne peuvent pas fournir d'informations complémentaires sur les faits considérés. Il peut également être plus complexe de déterminer si un signalement anonyme est crédible et plausible.
Toutefois, en utilisant notre système d'alerte CONFDNT, il est possible d'émettre des signalements confidentiels sans que l'identité des lanceurs d'alerte ne soit révélée aux personnes chargées de traiter les signalements au sein de l'entreprise. En effet, en cas de signalement confidentiel, l'identité des lanceurs d'alerte n'est connue que du fournisseur du système d'alerte CONFDNT, CONFDNT ne révélant pas et n'étant pas autorisé à révéler l'identité des lanceurs d'alerte à l'entreprise. Un signalement confidentiel via CONFDNT combine ainsi les avantages de l'anonymat et la possibilité de communication entre le lanceur d'alerte et l'entreprise.
Les signalements téléphoniques ou les signalements effectués dans le cadre d'un entretien personnel sont enregistrés avec l'accord du lanceur d'alerte ou l'entretien est consigné. Le compte rendu de l'entretien est ensuite mis à la disposition du lanceur d'alerte aux fins de vérification et de correction. Ce dernier peut confirmer le compte rendu en y apposant sa signature.
Tous les collaborateurs, actuels comme anciens, de notre entreprise, ainsi que tous les candidats, les partenaires commerciaux tels que les fournisseurs, les prestataires de services et les clients, les actionnaires, les représentants commerciaux, les intermédiaires et toutes les autres parties prenantes concernées qui ont connaissance d'un comportement fautif au sein de l'entreprise sont habilités à le signaler.
Tous les abus au sein de l'entreprise, tous les comportements fautifs de collaborateurs, toutes les violations potentielles du droit en vigueur et/ou des directives de l'entreprise, etc. peuvent et doivent être signalés, y compris les soupçons en la matière. Cela inclut notamment, mais sans s'y limiter, les domaines suivants :
Les violations ou soupçons de violations peuvent et doivent être signalés par tout collaborateur, y compris les organes et les dirigeants de l'entreprise. Il en va de même si un tiers entreprend une action dirigée contre notre entreprise (par exemple des tentatives de corruption par des prestataires de services et des fournisseurs).
Tous les cas pour lesquels il y a de bonnes raisons de soupçonner qu'un incident relevant de la présente directive a eu lieu doivent être signalés. Il n'est pas toujours évident pour le lanceur d'alerte de déterminer si un acte ou un comportement donné constitue un abus ou une violation de la loi et/ou des directives de l'entreprise. Le lanceur d'alerte devrait examiner attentivement ce point avant d'effectuer un signalement. Si le lanceur d'alerte n'est pas sûr qu'il s'agisse d'un abus nécessitant l'intervention de l'entreprise, il est préférable de signaler un abus de trop plutôt que de le passer sous silence. En cas de doute, le lanceur d'alerte potentiel peut discuter du cas ou de ses soupçons de manière abstraite avec son supérieur hiérarchique sans mentionner de nom et décider s'il s'agit d'un cas pertinent à signaler.
Chaque signalement doit être aussi concret que possible. Le lanceur d'alerte doit fournir des informations aussi détaillées que possible sur les faits à signaler, afin de permettre à la personne chargée de l'affaire d'évaluer correctement le dossier. Dans ce cadre, il convient d'indiquer le contexte, le déroulement des faits et la raison du signalement, ainsi que les noms, dates, lieux et autres informations. Les documents doivent être fournis, le cas échéant. Les expériences personnelles, les éventuels préjugés ou opinions subjectives doivent être identifiés comme tels. En principe, le lanceur d'alerte n'est pas tenu de mener sa propre enquête ; il peut y avoir une exception si son contrat de travail l'y oblige.
Un signalement doit être donné en toute bonne foi. Si l'examen du signalement révèle, par exemple, qu'il n'y a pas de soupçon fondé ou que les faits ne sont pas suffisants pour étayer un soupçon, les lanceurs d'alerte qui émettent un signalement de bonne foi n'ont pas à craindre de mesures disciplinaires. Il en va autrement pour les lanceurs d'alerte qui abusent délibérément du système d'alerte pour faire de fausses déclarations ; ceux-ci s'exposent à des mesures disciplinaires. Les atteintes au système d'alerte, telles que la manipulation, la dissimulation ou le non-respect des accords de confidentialité, peuvent également donner lieu à des mesures disciplinaires. Parmi les mesures possibles figurent par exemple les avertissements ou les licenciements. Par ailleurs, des conséquences civiles ou pénales peuvent s'ensuivre.
Si des collaborateurs ont des raisons de penser qu'un fait en rapport avec l'entreprise constitue un délit ou est susceptible d'entraîner de graves dommages pour l'entreprise ou pour des tiers, ils ont l'obligation de le signaler. Cette obligation de signalement ne s'applique pas si les faits sont déjà connus de l'entreprise ou s'il n'existe pas de droit de refus de témoigner en vertu du code de procédure pénale.
Les lanceurs d'alerte reçoivent un accusé de réception dans les sept jours suivant la réception de leur signalement, pour autant que celui-ci n'ait pas été émis de manière anonyme. En cas d'utilisation de notre système d'alerte CONFDNT, l'accusé de réception et le statut du traitement peuvent être consultés via le code QR ou le lien vers le signalement concerné.
Tout signalement sera traité en toute confidentialité et dans le respect des lois en vigueur sur la protection des données.
Pour le traitement des signalements, l'entreprise désigne un responsable des signalements impartial et un suppléant.
Après réception d'un signalement, le responsable des signalements procède à un premier examen de la plausibilité et de la pertinence du signalement. Si le responsable des signalements estime qu'il faut mener une enquête plus approfondie, il le documente et transmet les informations au(x) service(s) compétent(s) de l'entreprise pour poursuivre l'enquête. Ceux-ci mènent ensuite l'enquête interne. Le nom du lanceur d'alerte n'est communiqué et divulgué au sein de l'entreprise que si le lanceur d'alerte a donné son autorisation expresse.
Tous les collaborateurs sont tenus d'appuyer le service responsable de l'enquête dans ses investigations et de coopérer en toute bonne foi à l'élucidation des soupçons. Ils sont soumis à une obligation de confidentialité. Les informations obtenues sont documentées, seules les données nécessaires étant collectées et traitées.
L'enquête est menée aussi rapidement que possible dans des délais convenables.
Le ou les services chargés des enquêtes internes tiennent le responsable des signalements informé de l'avancement de l'enquête. Le lanceur d'alerte est informé par le responsable des signalements de l'avancement de la procédure et reçoit un retour d'information sur l'état d'avancement du traitement ou sur les mesures prises en rapport avec le signalement dans un délai raisonnable, au plus tard dans les trois mois suivant la réception du signalement.
À l'issue de l'enquête, le ou les services responsables des enquêtes internes informent les personnes habilitées à prendre des décisions si une information peut être considérée comme exacte et pertinente.
Les personnes habilitées à prendre des décisions sont celles qui, au sein de l'entreprise, ont les moyens d'agir pour remédier aux abus, engager des poursuites, en sanctionner les auteurs, etc. En règle générale, il s'agit de la direction. Les personnes habilitées à prendre des décisions décident alors des mesures nécessaires dans l'intérêt de l'entreprise, sur la base des faits constatés.
Dans la mesure où les résultats obtenus l'exigent, les autorités compétentes sont également saisies et les données correspondantes leur sont transmises. Si un signalement est faux ou ne peut pas être suffisamment étayé par des faits, il est documenté en conséquence et la procédure est immédiatement classée. Les collaborateurs concernés n'ont pas à subir de conséquences, en particulier le processus n'est pas consigné dans le dossier personnel.
L'entreprise s'efforcera par ailleurs de tirer parti des résultats et des propositions de chaque enquête de sorte qu'un comportement fautif puisse être corrigé pour autant que les circonstances existantes le permettent.
L'entreprise attache une grande importance à ce que tous les signalements soient traités en détail et pleinement valorisés et qu'ils fassent toujours l'objet d'un traitement équitable et approprié. Si les lanceurs d'alerte ne sont pas satisfaits de la manière dont un signalement a été traité, ils peuvent s'adresser à leur supérieur hiérarchique ou directement à la direction (selon la personne qui a été impliquée dans le traitement).
La protection des lanceurs d'alerte est garantie par le traitement confidentiel de leur identité. La confidentialité concerne également toutes les autres informations qui permettent d'identifier directement ou indirectement le lanceur d'alerte.
En principe, le nom d'un lanceur d'alerte n'est pas communiqué ; Des dispositions différentes peuvent s'appliquer si le donneur d'alerte autorise la divulgation de son identité ou s'il existe une obligation légale de le faire.
Les lanceurs d'alerte doivent être informés avant que leur identité ne soit révélée, pour autant que cette information ne compromette pas l'enquête en question. La même règle de confidentialité s'applique aux personnes qui ont contribué à clarifier un soupçon.
Toute personne qui, de bonne foi, fournit un signalement ou coopère à la recherche de faits suspects ne doit pas être exposée à des mesures défavorables et à des représailles, ou à une tentative de mise en œuvre de mesures défavorables et de représailles, en raison de ce signalement ou de cette coopération, y compris, notamment, les mesures défavorables et les représailles suivantes :
Des dispositions différentes peuvent s'appliquer si la personne est impliquée dans l'incident à élucider. Les lanceurs d'alerte impliqués dans de telles affaires et soutenant l'enquête peuvent bénéficier d'un traitement plus clément.
Si un lanceur d'alerte ou une personne participant à la clarification d'un soupçon estime qu'il ou elle fait l'objet de représailles pour cette raison, il ou elle doit en informer son propre supérieur hiérarchique ou, si le supérieur hiérarchique est impliqué dans les représailles potentielles, le supérieur hiérarchique de celui-ci. Il est présumé qu'un lanceur d'alerte ou une personne ayant participé à la clarification d'un soupçon qui a fait l'objet de représailles a subi ces représailles en raison du signalement ou de sa collaboration. Il incombe à la personne qui a pris la mesure préjudiciable de prouver que cette mesure était fondée sur des motifs dûment justifiés et qu'elle ne constitue pas une mesure de représailles fondée sur le signalement ou la coopération.
L'entreprise ne tolérera aucun traitement défavorable, aucune discrimination, aucun harcèlement ou autre à l'encontre des lanceurs d'alerte ou des personnes participant à l'enquête. L'entreprise examine les circonstances de chaque cas et est en droit de prendre des mesures temporaires ou permanentes afin de protéger le lanceur d'alerte ou les personnes impliquées et de préserver les intérêts de l'entreprise. Tout collaborateur ou supérieur hiérarchique qui licencie, déclasse, harcèle ou discrimine ou autre un lanceur d'alerte ou toute personne participant à la clarification d'un soupçon correspondant, en raison de ce signalement ou de cette collaboration, s'expose à des mesures disciplinaires pouvant aller jusqu'au licenciement dans les cas les plus extrêmes.
La protection contre les représailles s'étend également aux tiers associés à un lanceur d'alerte et susceptibles de subir des représailles dans un contexte professionnel, tels que les collègues ou les parents du lanceur d'alerte, les personnes morales appartenant à un lanceur d'alerte ou pour lesquelles le lanceur d'alerte travaille, ou avec lesquelles le lanceur d'alerte est associé d'une autre manière dans un contexte professionnel.
Toute personne faisant l'objet d'un signalement est informée en temps opportun des soupçons qui pèsent sur elle, dans le respect des exigences relatives à la protection des données, pour autant que cette notification n'entrave pas de manière significative la poursuite de la procédure d'établissement des faits. La notification a lieu au plus tard à la fin de l'enquête. La notification contient généralement les informations suivantes :
La personne concernée doit être auditionnée par l'instance chargée des enquêtes internes avant que des conclusions ne soient tirées à l'issue de la procédure décrite ci-dessus, en désignant nommément la personne. Si, pour des raisons objectives, une audition n'est pas possible, l'autorité compétente invite la personne concernée à formuler ses arguments par écrit.
Si les soupçons exprimés dans le signalement ne sont pas confirmés, la personne concernée a le droit d'obtenir la suppression des données la concernant stockées par l'entreprise dans ce contexte.
La personne faisant l'objet d'un signalement peut faire usage de son droit de recours en vertu des articles 84 et 85 de la loi allemande sur l'organisation sociale des entreprises (BetrVG) et faire appel au comité d'entreprise.
Les données à caractère personnel communiquées par les lanceurs d'alerte ou collectées dans le cadre d'enquêtes internes sont traitées dans le respect des dispositions légales relatives à la protection des données.
Les données collectées sont utilisées exclusivement aux fins décrites dans la présente directive. La mise à disposition des données a notamment pour but de garantir les obligations légales de l'entreprise ou la conformité au sein de l'entreprise. Le traitement des données s'effectue sur la base de l'article 26, paragraphe 1, de la loi fédérale allemande sur la protection des données (BDSG) pour l'exécution des obligations découlant du contrat de travail ou sur la base des intérêts légitimes prépondérants de l'entreprise conformément à l'article 6, paragraphe 1, point f), du règlement général européen sur la protection des données (RGPD). Ces intérêts légitimes sont la garantie de la conformité au sein de l'entreprise, en particulier la découverte et l'élucidation des abus au sein de l'entreprise, des comportements nuisibles à l'entreprise, de la criminalité économique, etc. ainsi que la protection des collaborateurs, des partenaires commerciaux, des clients et des autres parties prenantes.
Lors de la collecte des données, les lanceurs d'alerte reçoivent les informations nécessaires sur le traitement et la protection des données.
Toutes les personnes dont les données sont traitées par l'entreprise dans le cadre de la procédure (par exemple les lanceurs d'alerte, les personnes faisant l'objet d'un signalement ou les personnes participant à l'enquête) ont le droit, conformément à l'article 15 du RGPD, d'obtenir de l'entreprise des informations sur les données enregistrées par l'entreprise à leur sujet ainsi que d'autres informations, telles que les finalités du traitement ou les destinataires des données.
Les signalements ne sont pas conservés au-delà de la durée nécessaire et proportionnée pour satisfaire aux exigences de la présente directive ou aux délais de conservation légaux.
En principe, la suppression des données collectées a lieu dans les deux mois suivant la fin de l'enquête interne. Si une procédure pénale, disciplinaire ou civile est engagée à la suite d'un comportement fautif au sens de la présente directive ou d'une utilisation abusive du système d'alerte, la durée de conservation peut être prolongée jusqu'à la clôture définitive de la procédure concernée. Les données à caractère personnel qui ne présentent pas d'intérêt manifeste pour le traitement d'un signalement spécifique ne sont pas collectées ou sont immédiatement supprimées si elles ont été collectées par erreur.
Les données collectées et traitées à la suite d'un signalement sont conservées séparément des autres données traitées par l'entreprise. Des systèmes d'autorisation adéquats et des mesures techniques et organisationnelles pertinentes garantissent que seules les personnes compétentes ont accès à ces données.
Le traitement des données s'effectue exclusivement au sein de l'UE ou de l'EEE. Un transfert vers des pays tiers non sûrs peut être nécessaire uniquement dans le cas de faits extra-européens. Dans ce cas, des garanties appropriées sont prévues conformément aux articles 46 et suivants du RGPD.
Toutes les personnes dont les données sont traitées par l'entreprise dans le cadre de la procédure sont en droit de faire rectifier leurs données inexactes, de les faire compléter, de demander le verrouillage de leurs données ou leur suppression, pour autant que les conditions prévues aux articles 16 et suivants du RGPD soient remplies. Une demande de suppression est justifiée, par exemple, si les données ont été traitées illégalement ou si les données ne sont plus nécessaires aux fins pour lesquelles elles ont été collectées.
Si les données sont traitées sur la base des intérêts légitimes de l'entreprise, la personne concernée par ce traitement peut à tout moment s'opposer, pour des raisons relevant de sa situation particulière, au traitement de ses données par l'entreprise. L'entreprise démontrera alors qu'elle a des raisons légitimes prépondérantes de traiter les données ou elle ne les traitera plus. Pendant la durée de cette vérification, les données sont verrouillées à cet effet.
Les personnes impliquées dans la procédure, y compris les lanceurs d'alerte eux-mêmes, peuvent à tout moment s'adresser au responsable de la protection des données de l'entreprise ou au service de signalement pour vérifier si les droits prévus par les dispositions applicables en la matière ont été respectés.
Si une personne concernée estime que l'entreprise ne traite pas les données conformément à la législation applicable en matière de protection des données, elle peut déposer une plainte auprès de l'autorité de surveillance de la protection des données compétente.
Le non-respect de cette directive peut entraîner des mesures relevant du droit du travail, y compris la résiliation immédiate de la relation d'emploi ou, dans le cas de collaborateurs indépendants, la cessation immédiate de la collaboration. Des sanctions pénales et des conséquences civiles telles que des dommages et intérêts peuvent également être envisagées.
30.03.2023