Il rispetto della legge è alla base di tutte le nostre attività e consideriamo il comportamento onesto, etico e conforme alle norme come il fondamento del successo della nostra azienda. A tal fine, abbiamo elaborato specifiche direttive interne in cui specifichiamo le regole di condotta per determinate aree. Ci aspettiamo che tutti i dipendenti aderiscano ai nostri standard elevati e che tutti i dipendenti si impegnino di conseguenza a rispettarli.
Tuttavia, per ogni organizzazione esiste il rischio che i dipendenti possano, inconsapevolmente o consapevolmente, assumere comportamenti non etici o illegali. Una cultura di apertura e responsabilità è essenziale per evitare che tali situazioni si verifichino o per affrontarle se si verificano.
Per soddisfare questo requisito, è importante che veniamo a conoscenza di potenziali comportamenti scorretti e che li correggiamo. Per noi è quindi molto importante ricevere informazioni su potenziali comportamenti scorretti e incoraggiare le persone a segnalarli senza timore di sanzioni o discriminazioni. Il messaggio centrale di questa direttiva è: i segnalanti sono protetti da sanzioni, le informazioni sono trattate in modo riservato e l'identità dei segnalanti non viene rivelata se lo desiderano e se è legalmente possibile. Tutte le segnalazioni plausibili vengono seguite e, se necessario, vengono adottate misure.
Questa direttiva risponde alle seguenti domande:
La presente direttiva si applica a tutti i dipendenti, tirocinanti, stagisti, membri del consiglio di amministrazione, dirigenti, liberi professionisti e altri dipendenti (di seguito denominati uniformemente "dipendenti"). Inoltre, la direttiva si applica di conseguenza anche a tutti gli altri segnalatori autorizzati, vale a dire i candidati al lavoro, gli ex dipendenti, tutti i partner commerciali come i fornitori, i fornitori di servizi e i clienti, gli azionisti, gli agenti commerciali, gli intermediari e tutte le altre parti interessate che sono a conoscenza di comportamenti scorretti nell'azienda.
Il diritto obbligatorio di rango superiore non viene toccato da questa direttiva. Se la presente direttiva è in conflitto con una legge obbligatoria di rango superiore, questa ha la precedenza.
Segnalazioni interne: I potenziali comportamenti scorretti si possono segnalare internamente all'azienda. È anche possibile limitarsi a porre domande o a segnalare dubbi sulla conformità legale o sulla compatibilità etica di determinate attività aziendali.
Segnalazioni esterne: Tuttavia, le segnalazioni su una potenziale cattiva condotta si possono fornire anche all'esterno, alle autorità competenti. Siamo lieti che i segnalanti facciano prima una segnalazione interna per darci l'opportunità di indagare rapidamente e porre rimedio a una potenziale cattiva condotta interna, ma i segnalanti non sono obbligati a fare una segnalazione interna prima di rivolgersi alle autorità competenti con una segnalazione esterna. In caso di segnalazione esterna, il segnalante deve garantire che siano ridotte al minimo le possibili conseguenze negative della segnalazione esterna per l'azienda e per le persone coinvolte.
È inoltre possibile rivolgersi alle autorità competenti in qualsiasi momento in caso di potenziale cattiva condotta.
L'azienda seguirà anche le segnalazioni anonime, anche se non vi è alcun obbligo legale in tal senso.
L'azienda non incoraggia espressamente le segnalazioni anonime, in quanto un'indagine adeguata potrebbe essere più difficile o impossibile se non è possibile ottenere ulteriori informazioni dal segnalante. Con le segnalazioni anonime, può anche essere più difficile stabilire se una segnalazione è credibile e plausibile.
Tuttavia, se si utilizza il nostro sistema di segnalazione CONFDNT, è possibile fornire informazioni riservate senza rivelare l'identità del segnalante agli incaricati del trattamento delle segnalazioni in azienda, poiché l'identità del segnalante in una segnalazione riservata è nota solo al fornitore del sistema di segnalazione CONFDNT e CONFDNT non rivelerà e non potrà rivelare l'identità del segnalante all'azienda. Una segnalazione riservata tramite CONFDNT combina quindi i vantaggi dell'anonimato con la possibilità di comunicazione tra il segnalante e l'azienda.
Le segnalazioni telefoniche o le segnalazioni date durante una conversazione personale vengono registrate con il consenso della persona che le dà o la conversazione viene registrata. Il verbale del colloquio sarà poi messo a disposizione del segnalante per la revisione e la correzione e lui/lei potrà confermare il verbale del colloquio firmandolo.
Tutti i dipendenti attuali e passati della nostra azienda e tutti i candidati, i partner commerciali come fornitori, fornitori di servizi e clienti, gli azionisti, gli agenti commerciali, gli intermediari e tutte le altre parti interessate che sono a conoscenza di comportamenti scorretti all'interno dell'azienda hanno il diritto di segnalarli.
Tutte le lamentele all'interno dell'azienda, qualsiasi comportamento scorretto da parte dei dipendenti, tutte le potenziali violazioni della legge applicabile e/o delle direttive aziendali ecc., compresi eventuali sospetti, possono e devono essere segnalati. Ciò include in particolare le seguenti aree, ma senza limitazione:
Devono essere segnalati tutti i casi in cui vi sia il ragionevole sospetto che si sia verificato un incidente rilevante ai sensi della presente direttiva. Non sempre sarà chiaro al segnalante se una certa azione o comportamento costituisca una cattiva prassi o una violazione delle leggi e/o delle direttive aziendali. Il segnalante dovrebbe verificare attentamente questo aspetto prima di fornire informazioni. Se il segnalante non è sicuro che si tratti di una lamentela che richiede l'intervento dell'azienda, è meglio segnalarne una di troppo che nascondere una lamentela. In caso di dubbio, il potenziale segnalante può anche discutere del caso o dei suoi sospetti con il proprio responsabile di linea in termini astratti, senza nominarlo, e concordare se si tratta di un caso rilevante da segnalare.
Ogni segnalazione deve essere il più specifica possibile. Il segnalante deve fornire informazioni il più possibile dettagliate sulla questione da segnalare in modo che la persona che se ne occupa possa valutarla correttamente. In questo contesto, devono essere indicati i retroscena, il corso degli eventi e il motivo del rapporto, nomi, date, luoghi e altre informazioni. Se disponibili, devono essere presentati i documenti. Esperienze personali, eventuali pregiudizi o opinioni soggettive devono essere identificate come tali. Il segnalante non è generalmente obbligato a condurre indagini proprie; un'eccezione può essere applicata se è obbligato a farlo in base al suo contratto di lavoro.
Le segnalazioni devono essere fatte in buona fede. Se l'esame della segnalazione rivela, ad esempio, che non ci sono motivi di sospetto o che i fatti non sono sufficienti a suffragare un sospetto, i segnalanti in buona fede non devono temere un'azione disciplinare. Lo stesso vale per i segnalanti che abusano deliberatamente del sistema di segnalazione per fare segnalazioni false; questi devono aspettarsi misure disciplinari. È anche possibile che il sistema di segnalazione venga compromesso, ad esempio, dal comportamento di un segnalante. La manipolazione, l'insabbiamento o la violazione degli accordi di riservatezza possono comportare un'azione disciplinare. Le misure comprendono, ad esempio ammonimenti o licenziamenti. Inoltre, ciò può avere conseguenze sul piano civile o penale.
Se i dipendenti hanno motivo di ritenere che una questione relativa all'azienda costituisca un reato penale o possa causare gravi danni all'azienda o a terzi, esiste l'obbligo di segnalazione. L'obbligo di segnalazione non si applica se i fatti del caso sono già noti all'azienda o se non esiste il diritto di rifiutare di testimoniare ai sensi del Codice di procedura penale.
I segnalanti riceveranno una conferma di ricezione entro sette giorni dal ricevimento della segnalazione, a meno che questa non sia stata presentata in forma anonima. Quando si utilizza il nostro sistema di segnalazione CONFDNT, in caso di segnalazione anonima la conferma di ricezione e lo stato di trattamento possono essere richiamati anche tramite il codice QR o il link alla rispettiva segnalazione.
Tutte le segnalazioni saranno trattate in modo riservato e in conformità con le leggi sulla protezione dei dati applicabili. Per il trattamento delle segnalazioni all'interno dell'azienda vengono nominati un responsabile imparziale delle segnalazioni e un sostituto che si occupi delle segnalazioni stesse. Una volta ricevuta la segnalazione, il Responsabile delle segnalazioni esegue una prima verifica della plausibilità e della pertinenza della segnalazione. Se il segnalante ritiene che debbano essere svolte ulteriori indagini, lo documenta e trasmette l'informazione all'ufficio o agli uffici competenti per le ulteriori indagini all'interno dell'azienda. Essi svolgono poi le indagini interne. Il nome del segnalante sarà comunicato e divulgato all'interno dell'azienda solo se il segnalante ha dato la sua esplicita autorizzazione a farlo. Tutti i dipendenti sono tenuti a sostenere l'ufficio responsabile dell'indagine nelle sue indagini e a collaborare al meglio delle loro possibilità per chiarire i sospetti. Siete obbligati a mantenere la riservatezza. Le informazioni ottenute sono documentate in modo da raccogliere ed elaborare solo i dati necessari. L'esame sarà eseguito nel più breve tempo possibile. L'unità o le unità responsabili delle indagini interne tengono informato il funzionario segnalante sull'andamento dell'indagine. Il segnalante sarà informato dal Responsabile delle segnalazioni sullo stato di avanzamento della procedura e riceverà un feedback sullo stato del trattamento o sulle misure adottate in relazione alla segnalazione entro un periodo di tempo ragionevole, al massimo entro tre mesi dal ricevimento della segnalazione.
L'organismo o gli organismi responsabili delle indagini interne informano le persone autorizzate a prendere decisioni una volta completate le indagini se una segnalazione si rivela corretta e pertinente. Le persone autorizzate a prendere decisioni sono persone all'interno dell'azienda che hanno il potere di agire per rimediare, perseguire, punire ecc. le lamentele. Di norma, questa sarà la direzione. Le persone autorizzate a prendere decisioni decidono quindi le misure necessarie nell'interesse dell'azienda in base ai fatti del caso. Se necessario, sulla base dei risultati ottenuti, vengono successivamente coinvolte le autorità competenti, alle quali vengono trasmessi i dati pertinenti. Se una segnalazione si rivela falsa o non può essere suffragata da fatti sufficienti, viene documentata di conseguenza e il procedimento viene immediatamente interrotto. Non ci devono essere conseguenze per i dipendenti interessati; in particolare, il processo non deve essere documentato nel file del personale. L'azienda si impegnerà inoltre a utilizzare i risultati e i suggerimenti di qualsiasi indagine in modo da correggere eventuali comportamenti scorretti, nella misura in cui ciò sia possibile in base alle circostanze esistenti.
L'azienda attribuisce grande importanza alla garanzia che tutte le segnalazioni vengano trattate e riconosciute nella loro interezza e che siano sempre trattate in modo equo e appropriato. Se i segnalanti non sono soddisfatti del modo in cui è stata trattata una segnalazione, possono rivolgersi al proprio responsabile di linea o direttamente alla direzione (a seconda di chi è stato coinvolto nel trattamento).
La protezione dei segnalanti è garantita dal trattamento riservato della loro identità. La riservatezza si applica anche a tutte le altre informazioni da cui si possa dedurre, direttamente o indirettamente, l'identità del segnalante. In linea di principio, il nome di un segnalante non sarà divulgato; ciò può non valere se la persona che fornisce le segnalazioni autorizza la divulgazione dell'identità o se esiste un obbligo legale corrispondente. I segnalanti devono essere informati prima che la loro identità venga rivelata, a meno che l'informazione non comprometta le indagini in corso. Le stesse regole di riservatezza che si applicano ai segnalanti si applicano anche alle persone che hanno contribuito alle indagini su un sospetto.
Chiunque faccia una segnalazione in buona fede o collabori al chiarimento di un sospetto non deve aspettarsi misure e ritorsioni o il tentativo di misure e ritorsioni a seguito della segnalazione o della collaborazione, in particolare le seguenti misure e ritorsioni:
Ciò può non valere se la persona è coinvolta nell'incidente da indagare. I segnalanti che sono coinvolti in questi casi e sostengono le indagini possono essere trattati con maggiore clemenza.
Se un segnalante o una persona coinvolta nell'indagine di un sospetto ritiene di essere o essere stato oggetto di ritorsioni, deve segnalarlo al proprio superiore o se il superiore è coinvolto nelle potenziali ritorsioni al superiore di quest'ultimo. Si presume che un segnalante o una persona che ha contribuito alle indagini su un sospetto reato e che ha subito una ritorsione, l'abbia subita a causa della denuncia o della collaborazione. Spetta alla persona che ha adottato la ritorsione dimostrare che tale misura era basata su motivi debitamente giustificati e non costituisce una ritorsione sulla base della segnalazione o della cooperazione.
L'azienda non tollererà alcuno svantaggio, discriminazione, molestia o comportamento analogo da parte dei segnalanti o delle persone coinvolte nell'indagine. L'azienda esaminerà le circostanze di ciascun caso e potrà adottare misure temporanee o permanenti per proteggere il segnalante o le persone coinvolte e per tutelare gli interessi dell'azienda. Qualsiasi dipendente o supervisore che licenzi, demansioni, molesti o applichi discriminazioni nei confronti di un segnalante o persone che assistono nell'indagine di un sospetto sulla base della denuncia o della collaborazione deve aspettarsi un'azione disciplinare, che in casi estremi può portare al licenziamento. La protezione contro le ritorsioni si estende anche a terzi che sono associati a un segnalante e potrebbero subire ritorsioni in un contesto professionale, come colleghi o parenti del segnalante, entità legali di proprietà del segnalante o per le quali il segnalante lavora o con le quali il segnalante è altrimenti associato in un contesto professionale.
Ogni persona interessata da una segnalazione sarà informata a tempo debito e in conformità con le norme sulla protezione dei dati delle dichiarazioni di sospetto rilasciate nei suoi confronti, a meno che tale notifica non ostacoli in modo significativo il progresso del procedimento per l'accertamento dei fatti del caso. La notifica avverrà al più tardi al termine dell'indagine. La notifica contiene solitamente le seguenti informazioni:
La persona interessata deve essere ascoltata dall'organo responsabile dell'indagine interna prima che vengano tratte le conclusioni al termine della procedura sopra descritta, nominando la persona. Se l'audizione non è possibile per ragioni oggettive, l'organismo competente chiederà alla persona interessata di formulare le proprie argomentazioni per iscritto.
Se il sospetto avanzato nella segnalazione non viene confermato, l'interessato ha il diritto di far cancellare i propri dati memorizzati dall'azienda in questo contesto.
La persona segnalata può avvalersi del diritto di ricorso ai sensi degli artt. 84 e 85 BetrVG e consultare il comitato aziendale.
I dati personali forniti dai segnalanti o raccolti nell'ambito di indagini interne sono trattati in conformità con le norme sulla protezione dei dati. I dati raccolti saranno utilizzati esclusivamente per gli scopi descritti nella presente direttiva. I dati vengono forniti in particolare per adempiere agli obblighi di legge dell'azienda e per garantire la conformità all'interno dell'azienda. I dati vengono elaborati sulla base dell'art. 26 comma 1 BDSG per l'adempimento di obblighi contrattuali o sulla base di interessi legittimi prevalenti dell'azienda ai sensi dell'art. 6 comma 1 lett. f) GDPR. Questi interessi legittimi sono la salvaguardia della compliance all'interno dell'azienda, in particolare l'individuazione e il chiarimento di irregolarità all'interno dell'azienda, comportamenti dannosi per l'azienda, crimini dei colletti bianchi ecc., la protezione di dipendenti, partner commerciali, clienti e altre parti interessate.
Al momento della raccolta dei dati, ai segnalanti vengono fornite le informazioni necessarie sul trattamento e sulla protezione dei dati. Tutte le persone i cui dati sono trattati dall'azienda nell'ambito della procedura (ad esempio, i segnalanti, le persone segnalate o quelle coinvolte nell'indagine) hanno il diritto, ai sensi dell'art. 15 del GDPR, di ricevere dall'azienda informazioni sui dati archiviati dall'azienda che li riguardano e ulteriori informazioni, come ad esempio le finalità del trattamento o i destinatari dei dati.
Le segnalazioni non saranno conservate più a lungo di quanto sia necessario e proporzionato per soddisfare i requisiti o i periodi di conservazione legale stabiliti in questa direttiva. I dati raccolti saranno generalmente cancellati entro due mesi dalla conclusione dell'indagine interna. Se vengono avviati procedimenti penali, disciplinari o civili in seguito a una cattiva condotta ai sensi della presente direttiva o a un uso improprio del sistema di segnalante, il periodo di conservazione può essere prolungato fino alla conclusione legale dei rispettivi procedimenti. I dati personali palesemente non rilevanti per il trattamento di una specifica segnalazione non saranno raccolti o saranno cancellati immediatamente se sono stati raccolti involontariamente.
Le segnalazioni raccolte ed trattate a seguito di una comunicazione vengono conservate separatamente dagli altri dati trattati in azienda. Opportuni sistemi di autorizzazione e adeguate misure tecniche e organizzative garantiscono che solo le persone interessate abbiano accesso a questi dati.
I dati vengono trattati esclusivamente all'interno dell'UE o del SEE. Può essere necessario trasferire i dati a Paesi terzi non sicuri solo in caso di circostanze extraeuropee. In questo caso, sono previste adeguate garanzie ai sensi dell'art. 46 e segg. GDPR.
Tutte le persone i cui dati sono trattati dall'azienda nell'ambito della procedura hanno il diritto di correggere i propri dati errati, il diritto di farli completare, il diritto di richiedere il blocco dei propri dati o la loro cancellazione, a condizione che siano soddisfatti i requisiti di cui agli artt. 16 e ss. del GDPR. La richiesta di cancellazione è giustificata, ad esempio, se i dati sono stati trattati illegalmente o se non sono più necessari per le finalità per cui sono stati raccolti.
Se i dati sono trattati sulla base di interessi legittimi dell'azienda, la persona interessata da questo trattamento può opporsi al trattamento dei suoi dati da parte dell'azienda in qualsiasi momento per motivi derivanti dalla sua situazione particolare. L'azienda dovrà quindi dimostrare l'esistenza di motivi legittimi prevalenti per il trattamento, oppure non tratterà più i dati. I dati saranno bloccati per questi scopi per la durata di questa revisione.
I soggetti coinvolti nella procedura, compresi gli stessi segnalanti, possono rivolgersi in qualsiasi momento al responsabile della protezione dei dati dell'azienda o al Centro Segnalazioni per verificare se sono stati rispettati i diritti previsti dalle disposizioni applicabili.
Se l'interessato ritiene che l'azienda non stia trattando i dati in conformità con la legge sulla protezione dei dati, può presentare un reclamo all'autorità di controllo della protezione dei dati competente.
La violazione di questa direttiva può comportare provvedimenti ai sensi del diritto del lavoro, tra cui la risoluzione del rapporto di lavoro senza preavviso o, nel caso di liberi professionisti, la cessazione della collaborazione senza preavviso. Sono possibili anche sanzioni penali e conseguenze civili, come il risarcimento dei danni.
30.03.2023