Legge sugli obblighi di approvvigionamento della catena di fornitura
Ci assumiamo la responsabilità di rispettare la legge e il diritto, in particolare i diritti umani e gli standard ambientali riconosciuti a livello internazionale, sia all'interno della nostra azienda sia, attraverso un'adeguata gestione dei rischi, all'interno della nostra catena di approvvigionamento.
Eventuali violazioni della legge e, in particolare, dei diritti umani e degli standard ambientali possono avere gravi conseguenze per la nostra azienda e la nostra società (di seguito denominate unitariamente "la nostra azienda"), per i nostri dipendenti, i nostri partner commerciali e le altre parti interessate e devono pertanto essere riconosciute tempestivamente al fine di avviare le opportune contromisure e scongiurare potenziali danni.
In conformità con la Legge tedesca sulla dovuta diligenza nella catena di approvvigionamento (LkSG), abbiamo pertanto adottato tutte le misure necessarie per tutelare i diritti umani e gli standard ambientali e, al contempo, abbiamo istituito un'efficace procedura di reclamo per monitorare costantemente la conformità alla suddetta Legge. La procedura di reclamo consente di sollevare dubbi su eventuali violazioni dei diritti umani e infrazioni ambientali.
La procedura di reclamo consente a chiunque di segnalare rischi per i diritti umani e l'ambiente nonché violazioni di obblighi correlati ai diritti umani o all'ambiente che si verificano o si sono verificate in seguito alle nostre attività economiche all'interno della nostra azienda o nella catena di approvvigionamento.
Rischi per i diritti umani ai sensi del § 2 (2) n. 1-12 della Legge tedesca sulla dovuta diligenza nella catena di approvvigionamento:
Rischi per l'ambiente ai sensi del § 2 (3) n. 1-8 della Legge tedesca sulla dovuta diligenza nella catena di approvvigionamento:
Chiunque può presentare reclami su potenziali rischi e violazioni di obblighi ai sensi della Legge tedesca sulla dovuta diligenza nella catena di approvvigionamento, che si tratti di dipendenti della nostra azienda o di terze persone.
Le segnalazioni o i reclami possono essere inoltrati 24 ore su 24, 7 giorni su 7 online o per via telefonica tramite il nostro sistema di segnalazione, il quale è disponibile:
La pagina del sito web e il numero di telefono dedicati alle segnalazioni sono messi a disposizione dal fornitore Compliance.One. Non vi sono costi aggiuntivi.
Se si desidera un incontro in presenza o si preferisce effettuare una segnalazione in videoconferenza, è possibile presentare richiesta tramite il sistema di segnalazione. La persona responsabile dei reclami contatterà chi intende effettuare la segnalazione per organizzare un incontro o una videoconferenza.
Tutte le segnalazioni effettuate tramite il sistema di segnalazione sono trattate in modo strettamente confidenziale. Il sistema di segnalazione consente diversi tipi di segnalazioni, per cui il trattamento dei dati relativi all'identità della persona che effettua la segnalazione avviene in base al tipo di segnalazione selezionata secondo le modalità illustrate di seguito.
Segnalazione anonima
Nel caso di una segnalazione anonima non viene raccolto alcun dato personale sull'identità della persona che effettua la segnalazione (oppure, se la raccolta di dati personali come l'indirizzo IP è tecnicamente inevitabile, tali dati non vengono memorizzati in modo permanente e vengono cancellati immediatamente dopo che la persona che effettua la segnalazione è uscita dalla pagina dedicata alle segnalazioni).
Di conseguenza, la persona che ha effettuato la segnalazione non può essere contattata attivamente, ad esempio per una conferma di ricezione o per chiarimenti, ma soltanto tramite la pagina di segnalazione visualizzata dopo l'invio della stessa se la persona che ha effettuato la segnalazione ne annota o salva l'URL o il codice QR.
Segnalazione con uno pseudonimo
Nel caso di una segnalazione con pseudonimo, le informazioni sull'identità della persona che effettua la segnalazione vengono trasmesse soltanto al fornitore di servizi che mette a disposizione il sistema di segnalazione, vale a dire Compliance.One GmbH. Il fornitore di servizi Compliance.One mantiene la riservatezza sull'identità della persona che effettua la segnalazione anche nei confronti della nostra azienda, che pure è destinataria della segnalazione. In questo caso, possiamo comunicare con la persona che effettua la segnalazione tramite il fornitore di servizi Compliance.One, ad esempio per confermare la ricezione della segnalazione, per porre domande sui fatti segnalati e per fornire un feedback sulle misure adottate. In ogni caso, non veniamo a conoscenza dell'identità della persona che effettua la segnalazione o dei suoi dati di contatto. Il fornitore di servizi Compliance.One garantisce un'efficace pseudonimizzazione dei dati personali della persona che effettua la segnalazione.
Segnalazione trasparente
Nel caso di una segnalazione trasparente, il nostro ufficio reclami interno riceve le informazioni fornite dalla persona che effettua la segnalazione relativamente alla sua identità, compresi i dati di contatto forniti, e può stabilire una comunicazione diretta.
Le segnalazioni e i reclami vengono gestite dai/dalle responsabili del nostro ufficio reclami.
I responsabili principali dell'ufficio reclami, il sig. Martin Fähnle (direttore amministrativo generale di PALM Verpackung) e la sig.ra Annelie Schön (assistente di direzione), si trovano in posizioni centrali presso la sede principale PALM di Aalen. Per ogni lingua straniera utilizzata all'interno di PALM (francese, inglese, italiano, olandese) sono stati nominati ulteriori responsabili dell'ufficio reclami nei rispettivi Paesi, in modo tale che i reclami possano essere gestiti nella lingua di competenza.
Le persone responsabili dei reclami sono imparziali, indipendenti, competenti e sono tenute a mantenere la riservatezza nella gestione di una segnalazione o un reclamo.
Un reclamo viene generalmente gestito nel modo seguente:
Conferma di ricezione
L'ufficio reclami conferma la ricezione del reclamo entro sette giorni (sotto questo aspetto ci orientiamo alle prescrizioni della Legge tedesca sulla protezione dei whistleblower (Hinweisgeberschutzgesetz, HinSchG)).
Verifica dell'ambito di applicazione materiale
Il primo passo consiste nel valutare se i fatti descritti comportano rischi per i diritti umani o per l'ambiente, in conformità con la Legge tedesca sulla dovuta diligenza nella catena di approvvigionamento. In caso contrario, ma se la segnalazione rientra nel campo di applicazione materiale della Legge tedesca sulla protezione dei whistleblower, ai sensi di quest'ultima il reclamo viene trasmesso all'ufficio segnalazioni interno, che ne prende in carico la gestione.
Se una segnalazione o un reclamo rientra nell'ambito di applicazione sia della Legge tedesca sulla dovuta diligenza nella catena di approvvigionamento sia della Legge tedesca sulla protezione dei whistleblower, l'ufficio reclami ai sensi della Legge tedesca sulla dovuta diligenza nella catena di approvvigionamento e l'ufficio segnalazioni interno ai sensi della Legge tedesca sulla protezione dei whistleblower coordinano la gestione della segnalazione o del reclamo. In questo caso, si applicano gli standard di protezione più elevati per la persona che effettua la segnalazione e le norme più stringenti.
Ad esempio, si applica l'obbligo di fornire entro tre mesi un feedback sulle misure adottate ai sensi della Legge tedesca sulla protezione dei whistleblower, mentre per gli obblighi di documentazione si applicano le norme più stringenti della Legge tedesca sulla dovuta diligenza nella catena di approvvigionamento.
A questo proposito, la persona che effettua la segnalazione viene informata, se possibile, sul regolamento in base al quale viene trattata la sua segnalazione.
Se non si applica né il campo di applicazione materiale della Legge tedesca sulla dovuta diligenza nella catena di approvvigionamento né quello della Legge tedesca sulla protezione dei whistleblower, la segnalazione o il reclamo vengono respinti e la persona che effettua la segnalazione, se possibile, ne riceve comunicazione venendo al contempo informata delle motivazioni alla base del rifiuto.
Verifica della plausibilità dei fatti
Viene inoltre verificata la disponibilità di informazioni sufficienti per un'ulteriore elaborazione e la plausibilità dei fatti segnalati. In assenza di questi elementi, la persona che ha effettuato la segnalazione viene contattata, se possibile, e le vengono chieste ulteriori informazioni e/o si cerca di ottenere le informazioni mancanti altrove.
Se i fatti segnalati, anche dopo averne discusso con la persona che ha effettuato la segnalazione, non sono plausibili e/o non danno adito a sufficienti sospetti di rischi o violazioni dei diritti umani o infrazioni ambientali ai sensi della Legge tedesca sulla dovuta diligenza nella catena di approvvigionamento e/o se un'ulteriore elaborazione sarebbe legalmente inammissibile, la segnalazione o il reclamo vengono respinti e la persona che ha effettuato la segnalazione, se possibile, viene informata di ciò e del motivo del rifiuto.
Chiarimento dei fatti
Per le segnalazioni o i reclami accolti vengono innanzitutto svolte indagini interne volte a chiarire i fatti. Se necessario, una terza parte indipendente viene incaricata di condurre un'indagine esterna o una mediazione.
Ove possibile, l'ufficio reclami discute inoltre dei fatti con la persona che ha effettuato la segnalazione e si accerta delle sue aspettative rispetto a possibili misure preventive e correttive.
Misure correttive
Se dalle indagini emerge una violazione dei diritti umani o degli obblighi correlati all'ambiente, vengono adottate misure correttive adeguate in conformità con § 7 della Legge tedesca sulla dovuta diligenza nella catena di approvvigionamento.
Sulla base dei risultati dell'indagine, vengono adottate le opportune misure correttive per rispondere in modo appropriato alle violazioni o ai rischi eventualmente identificati, tra cui misure personalizzate, l'interruzione dei rapporti con i partner commerciali o l'adeguamento dei processi.
Conclusione e verifica
Se possibile e consentito, la persona che ha effettuato la segnalazione viene informata della conclusione della procedura e riceve una breve sintesi dei risultati o delle misure adottate.
Verifica dell'efficacia della procedura
L'efficacia della procedura di reclamo viene rivista annualmente e in base alle contingenze. In particolare viene utilizzato il feedback delle persone che effettuano la segnalazione e, se necessario, vengono apportate modifiche alla procedura di reclamo.
La protezione delle persone che effettuano segnalazioni da discriminazioni o altre ritorsioni sulla base delle segnalazioni o dei reclami presentati è un aspetto centrale della nostra procedura di reclamo.
Non vengono tollerate ritorsioni nei confronti di persone che segnalano in buona fede comportamenti scorretti reali o presunti.
Se una persona che effettua una segnalazione ha l'impressione di subire ritorsioni a seguito di una segnalazione o di un reclamo presentato, può contattare l'ufficio reclami. Il reclamo in questione viene esaminato e gestito secondo la procedura stabilita nelle presenti Norme procedurali.
Riservatezza della procedura di reclamo
Le persone responsabili dei reclami trattano l'identità della persona che effettua le segnalazioni e il contenuto delle segnalazioni in modo confidenziale e sono tenute a mantenere la dovuta riservatezza. L'identità della persona che effettua le segnalazioni non viene rivelata a terze persone al di fuori dell'ufficio reclami, nella misura in cui ciò sia legalmente possibile.
Protezione da ritorsioni
Discriminazioni, intimidazioni, ostilità o altre forme di ritorsione nei confronti delle persone che effettuano segnalazioni e/o di altre persone che collaborano alle indagini secondo scienza e coscienza sono inammissibili e non vengono tollerate.
Non è consentito interferire od ostacolare le indagini, in particolare influenzare i testimoni ed eliminare o manipolare documenti o altre prove.
Indipendenza e imparzialità della procedura di reclamo
Garantiamo l'indipendenza e l'imparzialità delle persone responsabili dei reclami.
Correttezza della procedura
Durante le indagini vengono rispettate le leggi vigenti, compresa la Legge sulla protezione dei dati, nonché i regolamenti e le linee guida interni pertinenti nelle rispettive versioni in vigore.
A scopo di indagine vengono utilizzati esclusivamente metodi legali e vengono prese in considerazione solo le informazioni legalmente utilizzabili.
Presunzione di innocenza
Le indagini vengono condotte in modo neutrale e oggettivo, nel rispetto del principio della presunzione di innocenza. Così come vengono esaminati i dati che incriminano i sospetti, vengono esaminate anche le prove che possono scagionarli.
Rispetto del principio di proporzionalità
Le misure investigative devono rispettare il principio di proporzionalità, devono cioè essere idonee, necessarie e appropriate per raggiungere lo scopo dell'indagine. Ulteriori diritti di partecipazione Nella misura in cui durante le indagini sui reclami sussistono diritti di partecipazione dei rappresentanti dei lavoratori, saranno coinvolti gli uffici opportuni.
Protezione dei dati
L'indagine su un reclamo viene condotta in conformità con le leggi applicabili in materia di protezione dei dati, compresa la conservazione e la cancellazione dei dati e i regolamenti sul trasferimento internazionale di dati.
12.12.2023