Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz
Wir übernehmen Verantwortung für die Achtung von Recht und Gesetz, insbesondere international anerkannter Menschenrechte und Umweltstandards, sowohl innerhalb unseres Unternehmens wie auch durch ein angemessenes Risikomanagement innerhalb unserer Lieferkette.
Verstöße gegen Recht und Gesetz und insbesondere gegen Menschenrechte und Umweltstandards können schwerwiegende Folgen für unser Unternehmen und unsere Unternehmensgruppe (nachfolgend einheitlich „unser Unternehmen“), die Mitarbeitenden, unsere Geschäftspartner und sonstige Betroffene haben und müssen daher frühzeitig erkannt werden, um entsprechende Gegenmaßnahmen einzuleiten und mögliche Schäden abzuwenden.
Im Einklang mit dem Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz (LkSG) haben wir daher alle erforderlichen Maßnahmen implementiert, um Menschenrechte und Umweltstandards zu wahren und haben gleichzeitig ein wirksames Beschwerdeverfahren eingerichtet, um deren Einhaltung kontinuierlich zu überwachen. Mittels des Beschwerdeverfahrens können Bedenken bezüglich Menschenrechts- und Umweltverstößen geäußert werden.
Das Beschwerdeverfahren ermöglicht jedermann den Hinweis auf menschenrechtliche und umweltbezogene Risiken sowie auf Verletzungen menschenrechts- oder umweltbezogener Pflichten, die durch unser wirtschaftliches Handeln innerhalb unseres Unternehmens oder in der Lieferkette entstehen oder entstanden sind.
Menschenrechtliche Risiken nach § 2 (2) Nr. 1-12 LkSG:
Umweltbezogene Risiken nach § 2 (3) Nr. 1-8 LkSG:
Es wird darum gebeten, nur für die Beschwerde relevante Informationen mitzuteilen.
Jedermann, sowohl Mitarbeitende unseres Unternehmens wie auch Dritte, können Beschwerden über potenzielle Risiken und Pflichtverletzungen im Sinne des LkSG abgeben.
Meldungen bzw. Beschwerden können rund um die Uhr (24/7) online oder telefonisch über unser Hinweisgebersystem abgegeben werden. Unser Hinweisgebersystem ist erreichbar:
Die Webseite für Hinweise und die Telefonnummer für Hinweise werden vom Anbieter Compliance.One zur Verfügung gestellt. Es entstehen keine zusätzlichen Kosten.
Sofern ein persönliches Treffen oder eine Meldungsabgabe in einer Videokonferenz gewünscht ist, kann dies auch über das Hinweisgebersystem beantragt werden. Die/der Beschwerdebeauftragte werden sich mit der hinweisgebenden Person zur Vereinbarung eines Treffens bzw. einer Videokonferenz in Verbindung setzen.
Alle Meldungen über das Hinweisgebersystem werden strikt vertraulich behandelt. Das Hinweisgebersystem ermöglicht unterschiedliche Meldungsarten, bei denen die Verarbeitung der Daten zur Identität der hinweisgebenden Person je nach gewählter Meldungsart wie nachfolgend erläutert erfolgt:
Bei einer anonymen Meldung werden im Rahmen der Abgabe einer Meldung keine personenbezogenen Daten zur Identität der hinweisgebenden Person erhoben (bzw. werden diese, sofern sie technisch unvermeidlich erhoben werden müssen, wie z.B. die IP-Adresse, nicht dauerhaft gespeichert und sofort nach Verlassen der Hinweisgeberseite wieder gelöscht).
Die hinweisgebende Person kann dementsprechend nicht aktiv kontaktiert werden, z.B. für eine Eingangsbestätigung oder Rückfragen, aber eine Kommunikation ist über die im Anschluss an die Abgabe der Meldung angezeigte Meldungsseite möglich, wenn die hinweisgebende Person sich die URL bzw. den QR-Code der Meldungsseite merkt/speichert.
Bei einer pseudonymen Meldung werden die Informationen zur Identität der hinweisgebenden Person nur an den Dienstleister übermittelt, der das Hinweisgebersystem zur Verfügung stellt. Dieser Dienstleister ist die Compliance.One GmbH. Der Dienstleister Compliance.One wahrt die Vertraulichkeit der Identität der hinweisgebenden Person auch gegenüber unserem Unternehmen, an das die Meldung adressiert ist. Wir können in diesem Fall über den Dienstleister Compliance.One mit der hinweisgebenden Person kommunizieren, um z.B. den Eingang der Meldung zu bestätigen, um Rückfragen zu dem gemeldeten Sachverhalt zu stellen und um eine Rückmeldung zu ergriffenen Maßnahmen zu geben. Wir erhalten aber keine Kenntnis von der Identität der hinweisgebenden Person oder von deren Kontaktdaten. Der Dienstleister Compliance.One gewährleistet eine effektive Pseudonymisierung der personenbezogenen Daten der hinweisgebenden Person.
Bei einer transparenten Meldung erhält unsere interne Beschwerdestelle die von der hinweisgebenden Person angegebenen Informationen zu ihrer Identität, einschließlich der angegebenen Kontaktdaten und kann unmittelbar mit der hinweisgebenden Person kommunizieren.
Meldungen bzw. Beschwerden werden von den Beschwerdebeauftragten in unserer Beschwerdestelle bearbeitet.
Die zentralen Meldestellenbeauftragten Herr Martin Fähnle (Gesamtverwaltungsleiter PALM Verpackung) und Frau Annelie Schön (Assistenz der Geschäftsführung) sitzen in zentralen Positionen am PALM Hauptsitz in Aalen. Für jede ausländische Sprache, die bei PALM gesprochen wird (Französisch, Englisch, Italienisch, Niederländisch) wurden jeweils zusätzlich Meldestellenbeauftragte in den jeweiligen Ländern benannt, um die Beschwerde in der entsprechenden Sprache bearbeiten zu können.
Unsere Beschwerdebeauftragten sind im Rahmen der Bearbeitung einer Meldung bzw. Beschwerde unparteiisch, unabhängig fachkundig und zur Verschwiegenheit verpflichtet.
Die Bearbeitung einer Beschwerde läuft regelmäßig wie folgt ab:
Die Beschwerdestelle bestätigt den Eingang der Beschwerde innerhalb von sieben Tagen (wir orientieren uns hier an der Vorgabe des HinSchG).
In einem ersten Schritt wird bewertet, ob der geschilderte Sachverhalt menschenrechtliche oder umweltbezogene Risiken gemäß LkSG beinhaltet. Sofern dies nicht der Fall ist, die Meldung aber unter den sachlichen Anwendungsbereich des HinSchG fällt, wird die Beschwerde an die interne Meldestelle gemäß HinSchG weitergeleitet, die anschließend die Bearbeitung übernimmt.
Sofern eine Meldung bzw. Beschwerde in den Anwendungsbereich sowohl des LkSG wie auch des HinSchG fällt, koordinieren Beschwerdestelle nach LkSG und interne Meldestelle nach HinSchG die Bearbeitung der Meldung bzw. Beschwerde. Es werden in diesem Fall die jeweils höheren Schutzstandards für die hinweisgebende Person und die strengeren Regelungen zu Grunde gelegt.
Es wird in einem solchen Fall beispielsweise die Pflicht zur Rückmeldung zu Folgemaßnahmen innerhalb von drei Monaten nach HinSchG angewendet, für die Dokumentationspflichten werden jedoch die strengeren Regelungen gemäß LkSG angewendet.
Die hinweisgebende Person wird in einem solchen Fall – sofern möglich – darüber informiert, unter welcher Regelung ihre Meldung bearbeitet wird.
Sofern weder der sachliche Anwendungsbereich des LkSG noch des HinSchG eröffnet ist, wird die Meldung bzw. Beschwerde abgelehnt und die hinweisgebende Person – sofern möglich – darüber und über den Grund der Ablehnung informiert.
Es wird zudem geprüft, ob ausreichende Informationen für die weitere Bearbeitung vorliegen und ob der gemeldete Sachverhalt plausibel ist. Ist dies nicht der Fall, wird – sofern möglich – die hinweisgebende Person kontaktiert und um ergänzende Informationen gebeten und/oder es wird versucht, fehlende Informationen anderweitig einzuholen.
Sofern der gemeldete Sachverhalt – auch nach Erörterung mit der hinweisgebenden Person – nicht plausibel ist und/oder wenn der Sachverhalt keinen hinreichenden Verdacht bezüglich menschenrechts- oder umweltbezogener Risiken oder Verletzungen im Sinne des LkSG ergibt und/oder wenn die weitere Bearbeitung rechtlich unzulässig wäre, wird die Meldung bzw. Beschwerde abgelehnt und die hinweisgebende Person – sofern möglich – darüber und über den Grund der Ablehnung informiert.
Bei angenommenen Meldungen bzw. Beschwerden werden zur Aufklärung des Sachverhalts zunächst interne Untersuchungen durchgeführt. Falls erforderlich, wird ein unabhängiger Dritter mit einer externen Untersuchung oder einer Mediation beauftragt. Die Beschwerdestelle erörtert zudem – sofern möglich - den Sachverhalt mit der hinweisgebenden Person und eruiert deren Erwartungshaltung hinsichtlich möglicher Präventions- und Abhilfemaßnahmen.
Wird im Rahmen der Untersuchungen eine Verletzung menschenrechtlicher oder umweltbezogener Pflichten festgestellt, werden angemessene Abhilfemaßnahmen gem. § 7 LkSG ergriffen.
Basierend auf den Erkenntnissen der Untersuchung werden entsprechende Abhilfemaßnahmen ergriffen, um angemessen auf etwaige identifizierte Verstöße oder Risiken zu reagieren. Dazu können personenbezogene Maßnahmen, die Beendigung von Beziehungen zu Geschäftspartnern oder die Anpassung von Prozessen gehören.
Die hinweisgebende Person wird – sofern möglich und zulässig - über den Abschluss des Verfahrens informiert und erhält eine kurze Zusammenfassung der Ergebnisse bzw. der ergriffenen Maßnahmen.
Die Wirksamkeit des Beschwerdeverfahrens wird jährlich und anlassbezogen überprüft. Hierzu wird insbesondere das Feedback der hinweisgebenden Personen herangezogen und bei Bedarf werden Anpassungen des Beschwerdeverfahrens vorgenommen.
Der Schutz von hinweisgebenden Personen vor Benachteiligung oder sonstigen Repressalien aufgrund von abgegebenen Meldungen bzw. Beschwerden ist ein zentraler Bestandteil unseres Beschwerdeverfahrens.
Repressalien gegenüber Personen, die in gutem Glauben ein tatsächliches oder vermutetes Fehlverhalten melden, werden nicht geduldet.
Eine hinweisgebende Person, die den Eindruck hat, dass sie aufgrund einer abgegebenen Meldung bzw. Beschwerde Repressalien ausgesetzt ist, kann sich an die Beschwerdestelle wenden. Die diesbezügliche Beschwerde wird gemäß des in dieser Verfahrensordnung festgelegten Verfahrens geprüft und bearbeitet.
Die Beschwerdebeauftragten behandeln die Identität der hinweisgebenden Person und der Inhalte der Meldungen vertraulich und sind entsprechend auf Vertraulichkeit verpflichtet. Die Identität der hinweisgebenden Person wird, soweit dies gesetzlich möglich ist, nicht gegenüber Dritten außerhalb der Beschwerdestelle offengelegt.
Benachteiligungen, Einschüchterungen, Anfeindungen oder sonstige Repressalien sind gegenüber hinweisgebenden Personen und/oder sonstige Personen, die nach bestem Wissen und Gewissen an Untersuchungen mitwirken, unzulässig und werden nicht geduldet. Die Beeinträchtigung oder Behinderung von Untersuchungen, insbesondere die Beeinflussung von Zeugen und die Unterdrückung oder Manipulation von Unterlagen oder anderen Beweismitteln ist unzulässig.
Die Unabhängigkeit und Unparteilichkeit der Beschwerdebeauftragten werden von uns gewährleistet.
Bei Untersuchungen werden die geltenden Gesetze, einschließlich des Datenschutzrechts, sowie die entsprechenden internen Regelungen und Richtlinien in ihrer jeweils gültigen Fassung eingehalten. Zu Untersuchungszwecken werden nur legale Untersuchungsmethoden ergriffen und nur rechtlich verwertbare Informationen berücksichtigt.
Untersuchungen werden neutral und objektiv unter Beachtung der Unschuldsvermutung durchgeführt. Ebenso wie Anhaltspunkte, die Verdachtspersonen belasten, wird auch solchen nachgegangen, die sie entlasten können.
Untersuchungsmaßnahmen wahren den Grundsatz der Verhältnismäßigkeit, d.h. sie müssen geeignet, erforderlich und angemessen sein, um den Untersuchungszweck zu erfüllen.
Soweit während der Untersuchung von Beschwerden Beteiligungsrechte von Arbeitnehmervertretungen bestehen, werden die erforderlichen Stellen insoweit eingebunden.
Die Untersuchung einer Beschwerde wird im Einklang mit den anwendbaren Datenschutzgesetzen durchgeführt, einschließlich der Speicherung und Löschung von Daten und den Regelungen zum internationalen Datentransfer.
12.12.2023